Snel en makkelijk data vanuit het veld invoeren in uw systeem? Dan is het gebruik van digitale pen en papier dé oplossing! Met deze uiterst gebruiksvriendelijke tool voert u eenvoudig gegevens in. Bijvoorbeeld werkbonnen, zorgregistraties of inspectieformulieren. De data is direct realtime beschikbaar voor uw geautomatiseerde processen.

Uw gegevens snel op de juiste plek
Het gebruik van digitale pen en papier is veruit de gebruiksvriendelijkste oplossing om data uit het veld snel en gestructureerd in te voeren in uw systemen. Met de digitale pen vult u formulieren in zoals gebruikelijk. Vervolgens ontvangt u direct een PDF-bestand met afbeelding van het formulier; vergelijkbaar met een ingescand document.

U hoeft geen werkwijze of procedure in het veld aan te passen en u heeft de gegevens realtime tot uw beschikking om achterliggende processen te optimaliseren. Voor de koppeling met uw huidige systemen komen de formuliergegevens ook in XML of CSV vrij. De oplossing bestaat uit pennen en internetsoftware die zorgen dat de gegevens beveiligd op de juiste plek terecht komen!

Hoe werkt het?
Het geheim zit in het unieke, gepatenteerde Anoto patroon dat wij mee drukken met uw formulieren. Dit voor het oog bijna onzichtbare patroon bestaat uit intelligent geplaatste puntjes die zichtbaar zijn voor de pen. Dat patroon zorgt ervoor dat het formulier op de juiste manier wordt ingevuld. Elk stuk papier bevat een uniek patroon om de verschillende formulieren uit elkaar te houden.

De pen lijkt op een normale, iets dikkere pen en bevat een camera, processor en bluetooth communicatie. Bij afronding van het formulier stuurt de gebruiker de formulieren vanuit het geheugen van de pen direct met een mobiele telefoon of later via internet PC. Daarna valideert u de formulieren op kantoor, of leest u ze direct in uw systemen in.

Voor wie?
Het systeem is uitermate praktisch voor elke organisatie die papieren formulieren invult en vervolgens handmatig overneemt in haar eigen systemen. Vooral service- en onderhoudsdiensten, zorginstellingen en organisaties die inspecties uitvoeren ervaren de voordelen van de digitale pen.

Voorbeelden

• Werkbonnen
• Zorgregistraties
• Inspectieformulieren
• Intakelijsten
• Bezoekverslagen

Is de digitale pen nieuw?
Nee, de technologie bestaat al sinds 2000, maar is nu volwassen en neemt wereldwijd een grote vlucht. Met de digitale pen automatiseert u een groep waarvoor automatisering in het verleden niet gebruiksvriendelijk genoeg was.

De voordelen van de digitale pen

• De digitale pen is lichtgewicht en robuust, en vereist geen verandering in werkwijze. Praktisch zonder training toe te passen. De digitale pen en papier elimineert het proces van het fysiek terugkomen van het formulier, inscannen en overtypen van de gegevens. Naast het formulier kunt u via uw mobiele telefoon ook direct foto's of andere bestanden meesturen van bijvoorbeeld een inspectie. Beschikbaarheid van gegevens gaat van dagen naar seconden.
• Integratie met andere softwarepakketten en databases is eenvoudig en biedt de mogelijkheid voor verbeterde beschikbaarheid van historische gegevens en zelfs proactieve planning.
• Schrijven is sociaal geaccepteerd en stoort niet in het contact tussen u en uw gesprekspartner, zoals een computer dat wel doet. U krijgt de mogelijkheid te zien welke medewerker wat op welk tijdstip en op welk uniek formulier heeft geschreven.
• U legt gedetailleerd handtekeningen vast en kunt deze afdrukken en bewaren in tegenstelling tot handtekeningen op een PDA.
• Wanneer data niet juist is ingevuld koppelt u dat direct terug naar uw medewerker in het veld via zijn of haar mobiele telefoon, zodat verbetering ter plaatse nog mogelijk is.
• Zorgmedewerkers krijgen meer tijd voor hun patiënten doordat de tijd voor rapportage sterk vermindert.
• Digitaal schrijven vormt een onderdeel van uw MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen) strategie. Minder papier nodig voor archivering, meer efficiëntere buitendienst zorgt voor minder brandstofkosten.
• Lage TCO (Total Cost of Ownerschip) door betrouwbaarheid en duurzaamheid van pen, geen kopie formulieren nodig en minimale support en trainingskosten voor bestaande en nieuwe gebruikers.

Meer weten?
Wilt u meer weten over digitale pen en papier? Neemt u dan contact op met:

Frank Koerkamp of Hans Klunder